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feb 262010
 

Imagina una empresa en la que el equipo directivo gestione las tareas electrónicamente…

Sobre una “bandeja de entrada” de tareas por hacer, el gerente iría repartiéndolas y asignándolas, según su criterio, de manera electrónica. El que recibe la tarea podría a su vez delegarla completa o fraccionarla en diferentes subtareas para asignarla a varios colaboradores. Estas tareas quedarían asociadas al perfil del trabajador y aparecerían en su móvil/PDA instantáneamente, también aparecería en cualquier ordenador en el que se identificara, no dependiendo de una máquina concreta. El trabajador iría actualizando el estado de la tarea en su dispositivo (problemas encontrados, asuntos pendientes, estado de cumplimentación…) y dicha información se iría actualizando de forma que el gerente podría conocer en todo momento el estado de las tareas que ha asignado sin necesidad de tener que contactar con nadie. ¡Qué eficiente sería esa empresa! Otra actividad que consume mucho tiempo habitualmente es la organización de reuniones. Si todos los profesionales hicieran uso de un calendario electrónico (tipo Google Calendar u Outlook), integrado con sus PDAs, por supuesto y compartido (según permisos), la organización de reuniones podría ser automática, buscando el sistema el primer hueco disponible para todos, teniendo en cuenta incluso las reglas y preferencias configuradas por cada uno. ¿A qué se ahorraría mucho tiempo y se evitarían cambios porque al último que llamas del grupo no puede ese día?

Imagina que esa misma empresa gestiona electrónicamente sus documentos…

Los documentos generados internamente se mantendrían en su formato electrónico. Los que vinieran de fuera en formato papel se escanearían y pasarían al repositorio electrónico. No sería necesaria una complicada estructura de carpetas, los documentos llevarían asociados metadatos suficientes como para que se pudieran encontrar fácilmente (no se perdería tiempo buscando en qué carpeta está algo… simplemente buscaríamos la información que queremos).

La visibilidad y accesibilidad a los documentos dependería del perfil del usuario, pudiéndose determinar si un documento sería visible a determinados profesionales y editable por otros. Los cambios que se hicieran quedarían perfectamente documentados, pudiendo saber quién ha hecho qué y volver a versiones anteriores en cualquier momento.

La autoría de estos documentos podría quedar demostrada con firma electrónica (certificado digital, DNI electrónico), que aseguraría que el documento no ha sufrido modificaciones desde su firma, de modo que el firmante podría confiar en que el fichero no se alterará. En caso de que un documento tuviera que ser visado o firmado por varios directivos, podrían hacerlo directamente desde sus ordenadores con un clic, teniendo la misma validez (o más) que una firma manuscrita.

Podría seguir, pero con esto ya sería más que suficiente. La cuestión es que hay herramientas de sobra en el mercado para hacer esto que estoy contando y más… entonces, ¿qué hace falta? Un cambio cultural ante todo, algo de inversión (sobre todo en tiempo y organización), formación y confiar en que implantar esta estrategia de trabajo supondrá una ventaja competitiva para la empresa.

  5 Responses to “Directivos: imagina un mundo en el que…”

  1. Cuanta clarividencia la tuya Fran, totalmente de acuerdo.
    Tecnológicamente hablando tenemos mas aplicaciones y soluciones disponibles de las que tenemos capacidad de asumir. Bien por falta de formación o por falta de tiempo… una pena que pocos directivos entiendan las bondades que se nos ofrecen, pero está claro que los primeros en subirse al carro, tendrán ventaja.

  2. Muchas gracias por tu comentario, Ana. Viniendo de una experta como tú es todo un elogio.
    Yo intento en mi día a día aplicar parte de lo que explico en el artículo… pero es muy complicado y va muy poco a poco… pero si he conseguido que mi secretaria gestione mi agenda de Google Calendar… ¿qué no podré conseguir con algo más de tiempo? Jejejeje… ante todo ánimos…

  3. Todo eso tenemos en mi laboratorio. Laboratorio de un hospital publico, al igual que en el de muchos compañeros. Los facultativos como los técnicos de laboratorio y administrativos tienen que identificarse antes de realizar una acción. Hay distintos niveles de usuario y se puede perfilar la función de cada uno. Los informes no se imprimen en papel, la función de impresión va asociada a permitir la visualización del informe a todos los médicos del área sanitaria vía web previa autntificacion en la intranet del área sanitaria. Estamos en el camino, solo falta no perder el ritmo en este tiempo de vacas flacas.

  4. Es genial que haya compañer@s en el camino y, mejor aún, con el ánimo que muestras para seguir en él.
    Estoy convencido que lo que escribo es algo que terminará llegando más pronto que tarde…

  5. Seria mu muy interesante…oye Fran, no puedo entrar en la webb del grupo, que hago???besitos

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