Sistemas de información de última generación para seguir trabajando igual que siempre (1ª parte)

Cuando nuestras organizaciones siguen invirtiendo dinero en mejorar nuestros sistemas de información (y me estoy refiriendo a las máquinas: los CPD), ¿os habéis dado cuenta de que a pesar de modernizar la tecnología seguimos trabajando prácticamente igual?

Me explico. Nuestras historias clínicas electrónicas se han convertido en un fiel reflejo de nuestras historias en papel, con todos sus defectos y sin aprovechar todas las ventajas del nuevo formato. Esto es como comprar el último modelo de calculadora científica para hacer sumas y restas de parvulario.

Antes tenías un enorme sobre lleno de papeles y radiografías en el que encontrar algo podía resultar bastante complicado. Ahora tenemos una especie de índice de multitud de documentos electrónicos inconexos y, a pesar de estar en formato electrónico, no hemos ganado nada a la hora de buscar información, pues el procedimiento sigue siendo el mismo: ir mirando “hoja a hoja” pues no tenemos sistemas de búsqueda interna suficientemente maduros.

Pero la cosa no acaba ahí, ahora no podemos decir que en la historia clínica está todo, pues existen aplicaciones departamentales que no vuelcan información a la historia del hospital al no estar integrados. En según qué hospital, saben que si la persona ha estado en el servicio X, no tendrán forma de saber qué información ha sido recogida por el mismo, salvo que le pregunten al paciente: “¿Tiene el informe que le dieron en el servicio X?”… ¿no os parece triste? ¿Qué imagen le estamos dando a esa persona?

Antes, cuando una persona venía de otro hospital (u otra comunidad) se traía su historia en la ambulancia consigo… ¿y ahora? Con suerte, el servicio de documentación de su hospital de procedencia, imprimirá todo lo que pueda (excepto la información ajena en su propia casa: departamentales y sistemas no integrados) y se lo traerá bajo el brazo, sí, en papel… es lógico que el paciente piense… ¿pero no se lo pasan de ordenador a ordenador? O incluso, ¿por qué no me lo dan en una memoria USB, lo pinchan aquí y lo transfieren todo, como hago con mis fotos de los viajes? Pues no, a cambio el profesional sanitario se convierte en un mecanizador de una información que estuvo en un ordenador, se imprimió y ahora tenemos que volver a hacer digital.

Profundicemos más en el concepto que defiendo en el título de esta entrada con un ejemplo. Estaba yo en una reunión preparando la implantación en nuestro hospital de un sistema corporativo nuevo (corporativo, pero no integrado… sí, una nueva isla de información a añadir a nuestro archipiélago particular). Llegó el momento de mirar la solicitud de ambulancia para pacientes. Me sorprendió ver que la pantalla calcaba perfectamente el volante que teníamos en nuestras consultas. Le dije al informático: “Pero si la mitad de los campos NUNCA se rellenan, ¿por qué los has incluido?“, a lo que él respondió: “No sé, a mi me dieron un volante de ambulancia sin más explicaciones“… ¡claro! ¿Qué va a hacer el chaval? Y es que no aprovechamos la oportunidad que nos da la creación de un sistema de información para hacer reingeniería de procesos, para replantearnos la cosas que hacíamos y pensar si se podían hacer de otra manera, beneficiándonos de las ventajas que da la Informática respecto al papel. En esta tesitura, ¿vosotros creéis que nos podemos plantear cosas que de verdad aporten valor al profesional? Si para pedir una ambulancia el único beneficio es que los datos de identificación del paciente pasan automáticamente (antes usábamos pegatinas, así que no se gana demasiado tiempo) pero tengo que escribir el resto en campos de texto libre, imprimirlo, firmarlo y enviar el papel a algún sitio, ¿qué estamos haciendo diferente? ¿Cabría plantearse la comunicación electrónica directa del sistema de información del hospital con el sistema de información de las ambulancias? No os imagináis cómo se rieron de mi cuando planteé eso… ¡pero si ya suponía un problema pasar del volante habitual a lo que ahora imprimía el ordenador! Y yo creyendo que lo importante era la información y no la forma… iluso de mi…

No me quiero poner como ejemplo de nada, pero recuerdo que en una ocasión un servicio quiso informatizar determinados procedimientos que hacía en hospital de día. Cuando me lo plantearon, no dudé que esto debía hacerse en el sistema de información del hospital, para que todo profesional tuviera acceso. Pero lo importante (y lo que más tiempo llevó) fue el replantearse el proceso al completo, campo a campo fuimos preguntándonos: “¿Esto es necesario? ¿Podemos registrarlo de otra forma? ¿Se puede tabular?“… no os imagináis la cantidad de campos que se terminaron considerando innecesarios y, lo mejor de todo, más del 95% de los campos (los importantes) estaban tabulados, no eran campos de texto libre (de los que tanto se abusa). Lo que antes eran 4 páginas, se convirtió en menos de una. Lo que antes era “lo que rellena los enfermeros” y “lo que rellenan los médicos” se convirtió en un proceso integrado para todos los profesionales. Quedamos muy satisfechos con el trabajo pero teníamos claro que tras la implantación debería hacerse una nueva evaluación y rediseño, si fuera necesario, pues no es lo mismo trabajar en papel que en la realidad… ¿cuántas veces se hace esto en nuestros sistemas de información? Me refiero a escuchar lo que dicen los profesionales que lo están usando día a día, porque diseñar algo “en laboratorio” digamos, funciona siempre bien… hay que dejar de defender nuestro diseño como si fuera nuestro hijo y aceptar las críticas de los demás, cosa que no ocurre habitualmente porque, recordad, nosotros nunca tenemos la culpa de nada ;)

La entrada me está quedando demasiado larga y aún me quedan cosas por decir, así que lo dejaré para una próxima entrada en unos días, ¿os parece?

Así que… continuará… ;)

20 comentarios Comments For This Post I'd Love to Hear Yours!

  1. drbonis dice:

    Fran,

    Creo que olvidas dos cosas:

    1- en la informatización de tareas ya existentes que se deben montar “sin parar todo el sistema” los cambios solo pueden ser incrementales (piensa por ejemplo en los editores de texto… que siguen todavía 30 años después pareciéndose muy mucho a las máquinas de escribir, o el mismo interfaz para introducción de textos… ¡el teclado del iphone es un qwerty!).

    2- lo que llamas “tabulación” (categorización dura de los datos) es bastante peligrosa a largo plazo en la práctica médica. Para un informático, un epidemiólogo cuantitativo o un gerente Macnamarista la codificación categórica de toda la actividad clínica es una fantasía cuasi-sexual. Como muchas fantasías luego la realidad es peor que lo imaginado e incluso puede ser peligroso llevarlas a cabo. Hay muchísima información blanda que no puede ser tabulada. El problema de hacer mal una informatización es que el sistema se diseña de tal forma que esa información blanda no puede incluirse en el sistema y eventualmente se deja de utilizar para la toma de decisiones aun siendo muy relevante.

    ¿Tú te imaginas que en tu blog solo te dejaran usar formularios tabulados para expresar las ideas o pensamientos que tienes? ¿O que la gente ignorara cualquier cosa que escribieras en el texto y solo te evaluaran por lo que rellenaras en esos formularios tabulados? Pues imagínate una historia clínica o una petición de ambulancia diseñada de esa forma.

  2. Rafa Bravo dice:

    y todavía tienes suerte que llegue un funcionario y haga que los campos de la solicitud sean de cumplimentación obligatoria y si no no se imprime
    Es lo que pasa en la historia informatizada de atención primaria. en recetas y en partes de incapacidad temporal

  3. FernandoG dice:

    Escuchar a los profesionales que lo están usando día a día, fundamental.
    Del mismo modo que hay que poner en prevención, a los comentarios de quién todos los días critica a lo que existe, no porque sea malo, sino porque puede poner en evidencia su falta de interés. Es mejor seguir igual, porque si hasta ahora he sobrevivido, en tanto no haya cambios, puedo sobrevivir.
    ¿Me explico?

  4. P dice:

    Hola, ante todo enhorabuena por el blog, llevo siguiéndolo desde no hace muchas semanas y la verdad es q ante esta entrada no puedo más q darte la razón.

    Soy una fiel defensora de la historia médica digital (y muchas veces he tenido q defender mi posición ante comentarios como “pues cuando pedíamos tal prueba o tal otra a mano se tardaba mucho menos…”; “uff cuanto tarda en cargar esta imagen, antes sacabas la rx la ponías en el negatosocopio y ya estaba”); no obstante sigo pensando que el futuro está (por suerte) en los ordenadores, pero nos queda mucho por avanzar…

    En mi corta vida laboral como médico (5 años de residencia y 1,5 de adjunta en otro hospital) he conocido 2 sistemas diferentes de historia clínica digital, los dos igual de “incompletos”: multitud de formularios con campos inútiles y de obligado cumplimiento, buscadores (qué buscadores?), historias clínicas virtualmente a medio compartir (veo la rx pero no veo el informe, veo el informe pero no veo la imagen….)

    Ahora me siento menos preocupada al saber que hay alguien que opina lo mismo que yo, a lo mejor si los que diseñan las aplicaciones hablaran con los que las usan (usamos) todos los días, las cosas funcionarían de manera más práctica y fácil.

  5. miguel dice:

    En mi opinion, los informaticos hacen lo que se les dice. El problema son las ideas de los decisores y los jefes, que son los responsables de estructurar los nuevos sistemas. Si preguntas bien, podrás hacer el sistema informatizado de otra forma. Si calcas el parte, tendrás un parte en la pantalla.

    Gracias Fran. El MIR te sienta genial porque cada dia tu blog se lee mejor aún :)

  6. Julio,

    En el primer punto estamos de acuerdo en parte. Es cierto que determinado “core” debe permanecer inalterable o con pocos cambios, muy graduales y bien planificados. Pero no creo que eso impida hacer las cosas de una forma diferente, de rediseñar lo que hacemos… y no digamos ya cuando lo que tenemos es antinatural y un problema de por sí, con esto me refiero a los sistemas mal diseñados, que no se adaptan al flujo de trabajo habitual y que entorpecen mas que ayudan. Los grandes visionarios son los que han visto más allá de lo habitual, los que han visto aquello que los demás decían que no podía ser o no podían imaginar. Un ejemplo de persona de ese tipo murió hace poco: Steve Jobs.

    En el segundo punto puede que no haya expresado bien lo que pienso. Creo que la información debe estar perfectamente estructurada si pretendemos un buen aprovechamiento posterior. Pero estoy de acuerdo contigo con que no podemos llevar esto al extremo de la obsesión enfermiza. Pero, ¿nos resulta útil tener decenas de documentos de texto libre ordenados cronológicamente? ¿Textos que además suponen un gran número de clics consultar? Al menos con la historia en papel, hojear es más fácil y rápido. No digo que renunciemos a un histórico, aunque sea información poco explotable pero, ¿por qué no tener lo importante bien concentrado y accesible? El mejor ejemplo que puedo poner es el “Continuity Care Record“, un estándar que me encanta. ¿Qué problema tiene? Que cuesta trabajo tenerlo… es más fácil escribir lo tuyo y dejar el problema a otros, bueno, al paciente, que es el verdadero interesado en que su información sea de calidad.

    En ese sentido, creo que nuestros sistemas pueden cambiar, aunque sigamos manteniendo los teclados QWERTY ;)

    Muchas gracias por tu comentario y por el enlace que has compartido. Me ha gustado leer tu entrada.

    Un abrazo.

  7. Rafa, eso que dices lo he vivido… en un grupo funcional llegué a escuchar que un campo se pondría obligatorio para que los médicos no lo pudieran pasar por alto. Me indigné mucho y dije: “¿Qué es para fastidiar? Porque lo único que conseguiréis será tener un campo lleno de puntos (me refiero al carácter del teclado) y un mosqueo considerable de los usuarios por perder tiempo”.

    Lo peor es que pasaron de mí, el campo se puso obligatorio y no me volvieron a convocar a ese grupo funcional… pero esa es la historia de mi vida. Aunque puede que tuviera algo que ver que les preguntara si alguno había pasado consulta alguna vez o si siempre habían estado en un despacho sentados… ;)

    Muchas gracias por tu comentario.

    Un abrazo.

  8. Fernando,

    Los llamados “piedras” siempre han existido. A mi siempre me han dicho que hay que pasar de ellos, cuidando que no conviertan en “piedras” a los que están en una actitud intermedia.

    Pero pasa algo, en cuanto empecé a conocer a algunos “piedras” conocidos, me di cuenta que eran usuarios muy proactivos que se terminaron quemando de ver a inútiles tomando decisiones absurdas e implantando/imponiendo sistemas que fastidiaban más que ayudaban sin importarles lo más mínimo… sólo por conseguir la foto y la promoción. Valga el ejemplo que he puesto en la respuesta a Rafa: “Pongamos esto obligatorio porque sí” (como yo no lo voy a tener que rellenar a diario y a mi no me va a fastidiar).

    Ya se sabe, del amor al odio sólo hay un paso. Desde entonces veo a los “piedras” de otra manera e intento acercarme a ellos, no apartarlos. De todos modos, eso fue antes de decidir dejarlo todo y volver a la trinchera (vía MIR) ;)

    Muchas gracias por tu comentario.

    Un abrazo..

  9. P Aparicio,

    No estamos solos… muchos piensan como nosotros. Y estoy convencido de que terminaremos teniendo unos buenos sistemas de información que cubra las necesidades de todos los interesados.

    Soy consciente de que es difícil. Soy consciente de que no es nada fácil tomar decisiones desde las altas esferas. Soy consciente de que muchos se han visto obligados a hacer cosas que iban en contra de sus ideas. Yo era de los que pensaba que si me obligaran a hacer algo que no quiero, dimitiría, pero alguien me hizo ver que era mejor ceder un poco ahora, permanecer en tu puesto e intentarlo nuevamente más tarde. Quizás de otra manera, quizás con otra visión o incluso con una mayor madurez.

    Lo importante es tener claro nuestro destino, aunque tengamos que dar algún rodeo ;)

    Muchas gracias por tu comentario y por participar en el blog.

    Un abrazo.

  10. Estamos de acuerdo, Miguel. En ese sentido los informáticos suelen ser más unas víctimas que una parte del problema, aunque hay de todo ;)

    Muchas gracias por tus palabras sobre el blog. La verdad es que cuesta ponerse a escribir cuando tienes toda la semana planificada al detalle para estudiar, sin apenas tiempo libre. Pero intento seguir al día en la lectura nocturna previa a dormir y, mientras hago algo de ‘footing‘ para, al menos mantenerme igual de gordo, voy rumiando ideas para entradas. Lo que me queda por controlar es el hacerlas tan laaaaaargas ;)

    También tengo que darte las gracias por echarme una mano con los temas.

    Un fuerte abrazo, MAestro.

  11. Buenas tardes Fran,

    soy nuevo por tu blog he llegado a él a través de Twitter. Me parece muy interesante esta entrada sobre la HCE y los sistemas de información que se están implantando en los centros sanitarios.

    Vaya por delante que yo no soy facultativo ni profesional sanitario sino que soy informático (la otra cara de la moneda :) )

    Para mí tu reflexión es perfecta porque haces hincapié justo en 3 aspectos que son, bajo mi criterio, los conceptos clave para que un sistema de información sea usable y sobre todo que aporte valor a la organización, a los Profesionales y al Paciente.

    Los 3 aspectos son los siguientes:

    Primero: La interfaz de usuario. La interfaz tiene que ser lo suficientemente ágil, intuitiva y NO molesta para el profesional. Tal como dices, eliminando todo aquello que no sea necesario, limitando el número de acciones (clics) para completar un proceso, etc.

    Segundo: La integración con los sistemas departamentales. Este punto es importantísimo. La HCE (historia clínica electrónica) no deja de ser un gran repositorio de información que deben de estar integrado y alimentado por las aplicaciones departametales. De lo contrario la HCE sirven de poco o muy poco. La información que aportará al profesional será parcial.

    Tercero: La explotación o la localización de información relevante de las patologías y episodios del paciente.

    Por otra parte es justo destacar que casi todos los proyectos que conozco de HCE (de mi Comunidad y del resto de España) llevan pocos años en fase de desarrollo. Algunos incluso se encuentran aún en fase de implantación. En el medio plazo todos los sistemas mejorarán y muchos de ellos lograrán implementar mejoras relacionadas con estos 3 putos que detallé anteriormente.

    En mi centro sanitario estamos trabajando en esta dirección desde hace bastante tiempo. Integración, Interfaz de usuario son las prioridades y, sobre todo, antes de diseñar un sistema, nos reunimos y estudiamos el proceso funcional con los Profesionales. Ellos son, al fin y al cabo quien mejor conocen el “core” del negocio sanitario y los problemas que tienen en su día a día. Los informáticos debemos diseñar los Sistemas en base a los requisitos marcados por los Profesionales sanitarios.

    Entrada en mi blog sobre la interfaz de usuario: http://www.siempreenlanube.es/?p=252

    Un saludo.
    TGP

  12. Estamos totalmente de acuerdo, Toño. Son puntos clave en los que tenemos que seguir avanzando… y hacer una buena gestión del cambio en dicho avance, porque lo habitual (al menos en mi experiencia) es que no se cuide el cambio, con lo que cualquier sistema empieza a generar rechazo antes de llegar… ¡por muy bueno que sea!

    Gracias por compartir tu entrada con nosotros… a mi RSS que vas ;)

    Un abrazo.

  13. Claudio dice:

    Disiento mucho con lo de que los informaticos son unos pobres mandados… si eres el profesional llamado para hacer la labor debes explicar que cosas no son eficaces. Lo de “el cliente tiene la razon”, o “si lo paga lo hacemos” que se usa en muchos equipos informaticos es arcaico y anti-profesional.
    Como tambien es muy poco profesional que los informaticos hagan aplicaciones para otros colectivos sin conocer/interactuar con ellos.

    En lo de que se informatizan procesos que se mantienen igual (o peor, porque agregarn el paso de informatizar) a cuando funcionaban en papel coincido plenamente. Se necesita un replanteamiento del proceso y deben implicarse los usuarios finales en el tanto o mas que especialistas de usabilidad.

  14. Coincido contigo, Claudio.

    Pero cuando hablo de víctimas me refiero a ese informático recién salido de la carrera al que le pagan una mierda, al que no tienen en cuenta para nada, que echa más horas que un tonto y que luego se lleva todas las broncas: las de los usuarios y las de sus jefes.
    Ellos (bueno, al menos con los que he hablado) son críticos con el producto que implantan, pero no pueden hablar. En la jerarquía de estas empresas, el que decide tiene otros objetivos y, en muchísimos casos, ni conoce la herramienta que está vendiendo (y esto es verídico, lo he podido vivir, desgraciadamente).

    El cambio debe venir de los decisores, tanto de las empresas como de las instituciones… aunque es verdad que el cambio también está en nosotros, a título individual. Lo malo es que por hablar te quedes sin trabajo, por eso los entiendo.

    Gracias por tu comentario.

    Un abrazo.

  15. Claudio dice:

    Que bonita definicion!! [me la pido para mi perfil en linkedin] :))
    Efectivamente no hablamos del mismo informatico.

    he preferido omitir la definicion del informatico al que me referia yo, q no tiene que ver con el tema. Los decisores (tanto gestores sanitarios como informaticos) son los que deciden a que problema darle una solucion y muchas veces inventan los problemas!

    un abrazo fran.

  16. Me alegra que te guste ;) es una definición recogida de la experiencia y de alguna tertulia relajada de café con alguno de los susodichos.

    Un abrazo.

  17. Hola,

    respecto a lo que dice Claudio en relación a los informáticos (“si eres el profesional llamado para hacer la labor debes explicar que cosas no son eficaces”) siempre que hablemos de la parte técnica estoy de acuerdo. Si hablamos del circuito funcional o de la problemática a resolver por parte de la aplicación ahí quien tiene la última palabra son los Profesionales. De lo contrario, el proyecto será un fracaso.

    Es más, en cuanto a la interfaz de usuario (concepto clave) yo trabajaría con prototipos que validarían no los gestores sinó los usuarios finales que van a utilizar la aplicación. Ellos son los que mejor saben si lo que le están presentando es ergonómico o no.

    Un saludo,
    Toño – @TGPSite

  18. Estoy de acuerdo contigo, Toño.
    Los interfaces deberían ser validados por los usuarios. Aquí siempre te van a decir que “se ha contado con los profesionales para el diseño de las aplicaciones”, pero, bajo mi punto de vista, los grupos funcionales no son como deberían ser.
    La evaluación debería ser continua, tanto como la evolución (algunos interfaces tienen ya muchos años encima sin ningún cambio, ¿verdad?) y se debería escuchar (y dar feed-back) a los usuarios de todos los días (algo como una pestaña de comentarios para que se puedan hacer sobre la marcha, rápidamente y enviando datos de uso sin que suponga tiempo para el usuario)… vamos, lo que hacen el resto de aplicaciones que conocemos, que no me estoy inventando nada nuevo.
    Muchas gracias por tu comentario, Toño.
    Un abrazo.

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