Una puerta a la destrucción de la historia clínica en papel

Hoy vamos a hablar de un enlace muy interesante que me envía el MAestro Máñez (¡con la responsabilidad que ello conlleva! ;)).

Se trata de un informe jurídico de la Agencia Española de Protección de Datos en respuesta a una consulta que plantea determinadas cuestiones relacionadas con la aplicación de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y su Reglamento de Desarrollo, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, a las historias clínicas gestionadas por el centro consultante.

Para comentarlo adecuadamente, he querido contar con la inestimable ayuda de mi amigo y compañero Manuel Gimbert: colaborador activo de este blog (un verdadero privilegio) y administrador del grupo de LinkedinProtección de datos en Sanidad” (se trata de un grupo abierto, así que os animo a visitarlo para plantear vuestras dudas y participar).

¡Entremos en materia pues!

Los actuales archivos de historias clínicas de cierta envergadura se enfrentan a dos problemas en el ámbito que concierne a esta entrada:

  1. La digitalización. Y no desde el punto de vista tecnológico, que está más que resuelto, sino por la tremenda magnitud y consumo de recursos que supondría dicha tarea.
  2. ¿Para qué queremos digitalizar si no podemos deshacernos de la historia clínica original?

Hemos tenido la ocasión de asistir a varias propuestas comerciales que resuelven la primera parte del problema, al menos en parte, aunque habría que hablar de garantías de integridad y autenticidad, resueltos en sectores como el financiero pero que parecen no estarlo tanto en el sector sanitario.

De momento, ninguna de las propuestas que hemos visto, se atrevían con la segunda parte del problema: “La destrucción de la historia clínica original”, dejando sólo ante el peligro al hospital en la responsabilidad que conllevaría esa decisión.

Pues bien, este informe jurídico de la AEPD nos arroja algo de luz al respecto y parece que nos abre una puerta ante la posibilidad de destruir la historia clínica en papel una vez escaneada adecuadamente. Comentemos.

El artículo 14.2 dice:

cada centro archivará las historias clínicas de sus pacientes, cualquiera que sea el soporte papel, audiovisual, informático o de otro tipo en el que consten, de manera que queden garantizadas su seguridad, su correcta conservación y la recuperación de la información.

Y, aunque esto no aboga en absoluto por la destrucción de la historia original, no me negaréis que refuerza el uso de la historia clínica electrónica; ya sea en origen, lo óptimo claramente, o en segunda intención, refiriéndonos a la escaneada a partir de la historia en papel. El motivo está claro, la historia digital supera con creces a la historia en papel en términos de seguridad, conservación y disponibilidad de la información.

El artículo 17.1 dice:

los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial.

En consecuencia, la Ley permite la conservación de la historia clínica en un soporte distinto del original, siempre que queden preservadas su autenticidad, seguridad e integridad. Esto es muy sencillo de conseguir con una firma electrónica y un sello de tiempo sobre el archivo digital resultante.

Está claro que esto no quiere decir que nos lancemos como locos a escanear nuestros archivos de historias y a destruir el papel sin pensarlo detenidamente:

  • Para empezar, la digitalización no es un proceso exento de costes, que puede consumir mucho tiempo y recursos humanos.
  • Debemos analizar detenidamente cómo se integrarán las imágenes resultantes del escaneado con los sistemas de información de los que disponemos en nuestro centro.
  • Como con toda novedad que se implanta, podemos encontrarnos con un rechazo por parte de los usuarios si no contamos con ellos en este cambio. La herramienta que permita a los profesionales “hojear” la nueva historia digitalizada debe ser fácil de manejar y ofrecerles, como mínimo, lo mismo que tenían antes del cambio… en pocas palabras, que les facilitara el trabajo.
  • Por este motivo, el escanear las historias clínicas no consiste en conseguir una colección gigante de “las fotos del viaje a China”. Cada imagen escaneada debe ir correctamente etiquetada y dotada de los metadatos suficientes como para que se pueda encontrar la información que se busca en pocos segundos (¡sí, digo segundos!)… ¡eso supondría una mejora respecto a la historia en papel clásica!
  • El proyecto de digitalizar nuestro archivo no tiene por qué consistir en ir a saco con todo lo que haya. Debe valorarse adecuadamente qué servicios se benefician de dicha digitalización y si los costes ahorrados en custodia y transporte de historias compensa la inversión.
  • El plazo mínimo legal de custodia de 5 años (fijaos que no estable un máximo, ¿eh?) puede darnos juego también. En los casos que nos puedan ofrecer dudas, podemos escanear y destruir sólo aquella documentación sobre la que no tengamos obligación legal de custodia y así no nos pillamos los dedos.

Combinaciones hay muchas pero, de momento o que nosotros conozcamos, ningún centro ha dado este paso. Suponemos que no ha sido por falta de ganas, sino más bien por la inseguridad que supone la falta de una regulación clara al respecto o de las normas correspondientes de los Servicios de Salud.

¿Alguien se atreve a ser el primero? ;)

16 comentarios Comments For This Post I'd Love to Hear Yours!

  1. miguel dice:

    Los de la AEPD deberían leerte… Justo nos acaba de llegar el informe de aufditoria de este año de LOPD, así que a mejorar aún más. El problema suele venir por los ficheros en papel, que es muy difícil custoriarlos debidamente y más cuando es la costumbre la que reparte historias clínicas…

    Gracias por recoger el guante!

  2. Gracias por tu comentario, Miguel.

    Recoger tus guantes es siempre algo muy gratificante, pues me envías enlaces de mucho interés.

    Respecto a vuestra auditoría, podéis contar conmigo y con Manuel para lo que necesitéis. La experiencia acumulada de nuestra Comisión de Seguridad de la Información puede seros de utilidad. Como nos veremos mañana en el congreso de hospitales, podremos hablarlo.

    Un abrazo.

  3. Manuel dice:

    Efectivamente Miguel Angel, el papel es una de las asignaturas pendientes para una correcta adaptación de los centros a LOPD, aunque no la única.

    Siempre “receto” lo mismo para combatir este problema. Concienciación y más concienciación. Curiosamente el efecto es que los problemas se acaban resolviendo gracias a los propios profesionales que seguían esas costumbres tradicionales y que descubren que son ellos mismos los que pueden aportar las mejores soluciones.

    Contad conmigo para echar un vistazo a esa auditoría, por supuesto.

    Un saludo

  4. diego dice:

    La verdad que el nivel de discusiones me abruma. Estoy aprendiendo tanto de vosotros que sólo me queda agradecerles.
    Un saludo

  5. Muchísimas gracias por tus palabras, Diego.

    No dudes en plantear cualquier pregunta o necesidad que te surja, haremos lo posible por resolverla.

    Un saludo.

  6. Roberto Lera dice:

    Buenos días, ante todo gracias por la entrada que aclara muchas dudas. Mi cuestión es: seguimos en el mismo punto un mes y medio después?

    Gracias de antemano, Roberto.

  7. Roberto Lera dice:

    Perdón, mes y medio no, me refería a año y medio. :)

  8. Hola, Roberto.

    Pues hasta donde yo sé, sí.

    Como en casi todo, el problema no está en la tecnología, sino en las personas, políticas e instituciones.
    Si se hiciera una verdadera apuesta por dejar el papel, tendríamos forma de hacerlo.

    Otra cuestión es que no esté el foco en eso ahora mismo ;)

    Saludos.

  9. Manuel dice:

    Hola Roberto,

    Al hilo de lo que comentas, decir, que según mis datos y mi experiencia hasta hoy, y por lo que se de los hospitales que se han atrevido con la digitalizacion masiva, se han encontrado con tres problemas fundamentales:

    En primer lugar siguen sin destruir la historia en papel ¿prudencia? No me lo creo. Como ya comenta Fran en este artículo nada impide la destrucción del soporte papel una vez digitalizado adecuadamente.

    La consecuencia inmediata es que no ahorramos nada en almacenamiento, que por cierto no es barato. Aunque almacenar una historia nos cueste 10 centimos/mes, hay hospitales que tienen mas de un millón de historias.

    Pero ¿Por que no se destruye el soporte papel?, No se destruye porque la realidad es que las historias en papel se siguen moviendo y enviando a los profesionales aun una vez digitalizadas. ¿Te sorprende?

    Esto nos lleva a otra pregunta más(hoy estoy preguntón) ¿Por que razón se siguen moviendo las Historias si ya están digitalizadas? Una vez más, la respuesta es bien sencilla. Porque los profesionales no utilizan la historia digitalizada y siguen utilizando la historia en papel.

    El resultado, gastamos dinero en digitalizar, no ahorramos en almacenamiento, y no ahorramos en movimientos. El negocio que hemos hecho es fantastico !!! :D

    Puedo continuar haciendo preguntas tontas que se responde con respuestas sencillas, tanto, que serían para sonrojar a algunos.

    La siguiente pregunta podría ser ¿Por que razón los profesionales rechazan el uso de la historia digitalizada? ¿simple resistencia al cambio? ¿no se está haciendo la digitalización de forma “usable” y “útil” ?

    Puede que un poco de todo…. Sería interesante analizarlo con detalle

    Saludos

  10. Muchas gracias por tu comentario, Manuel. Es un verdadero honor contar con la opinión de un experto como tú.

    Te voy a dar mi opinión en una de las preguntas que haces: ¿no se está haciendo la digitalización de forma “usable” y “útil”?
    Mi respuesta: UN ROTUNDO NO. Y es el principal motivo para que, tras la gran inversión en recursos para digitalizar, las cosas sigan como estaban antes.

    Te cuento mi experiencia como subdirector cuando algunas compañías venían a “venderme” el servicio de digitalización de historias. Por no alargarlo demasiado, al final, lo que hacían eran sólo escanear y meterlo todo en un PDF (en el mejor de los casos) o JPG (como si fuera el álbum de fotos del viaje a la playa).
    Cuando les preguntaba qué tipo de metadatos llevarían estos ficheros para facilitar su manejo, se solían mirar raro entre ellos como pensando: “¡Ostras! Éste entiende” y todas las empresas terminaban diciendo lo mismo… que eso era cosa nuestra, de nuestro Servicio de Archivo.
    Si le preguntas por la integración con la historia clínica electrónica del hospital… pues que eso habría que verlo y que llevaría un importante sobrecoste con mucho trabajo por parte del Servicio de Informática del hospital.
    Entonces, yo preguntaba: “¿Y tan caro me estás cobrando el escanear papel? Para eso lo hago yo, implicando a mi Servicio de Archivo e Informática desde el principio”. De esta forma, no sólo sería más barato, sino que estarían implicados los profesionales del hospital (externalizar por externalizar no me gusta nada).

    En fin, mi opinión es que ha habido una gran moda con esto de la digitalización y que muchas empresas se han lanzado a vender humo a precio de oro… lo peor es que hay gente que compra y, para más INRI, se hacen la foto por ello… ¡qué país! ;)

    Pero bueno, seguro que las cosas están cambiando y que hay empresas serias que hacen las cosas bien. La cuestión es que los que mandan las sepan reconocer… pero para eso deben saber algo sobre lo que están gestionando, ¿no? (tú estabas preguntón… yo estoy traviesillo, jejeje).

    Un saludo a ambos.

  11. Roberto Lera dice:

    Muchísimas gracias por vuestras respuestas. Totalmente de acuerdo en lo que decís, quién sabe qué intereses ocultos no dejan que la digitalización de HHCC sea un hecho (legal). Está claro que el resumen sería que estamos ante un momento en el que la tecnología permite hacerlo, el usuario final (Dres.) quizá no estén capacitados (acostumbrados – capacitados por supuesto que si) a la digitalización y la ley no lo regula de forma clara y específica.

    Seguiremos llenando nuestros almacenes con toneladas de papel que se pudrirán.

    Un saludo y de nuevo, gracias.

  12. Gracias a ti por tus comentarios.

    Un saludo.

  13. Dataeraser dice:

    Buenas tardes,

    Nosotros nos dedicamos a la destrucción de documentación confidencial, la destrucción de documentos se realiza de acuerdo a las exigencias de la LODP cumpliendo con la normativa internacional DIN 32757, si la digitalización de documentos se realiza con un escáner homologado por la agencia tributaría lleva un sello y firma oficial en dicho podríamos destruir el papel antes de los cinco años. En Dataeraser se entrega un certificado para verificar la correcta destrucción de los datos confidenciales.
    También nos dedicamos a la digitalización de documentos, pero siempre cumpliendo con las normativas vigentes y respetando el medioambiente.
    Saludos,

  14. Muchas gracias por compartir la información con nosotros :)

    Un cordial saludo.

  15. Buenos días. Estos Post son interesantes ya que tratan el problema del tiempo que hay que custodiar las HHCC. Como hemos visto el mínimo son 5 años pero el maximo?? El Código Civil establece que se tiene un plazo de quince años para poder plantear una acción por responsabilidad civil. No obstante, se debe tener en cuenta que este plazo computa desde que el reclamante tiene conocimiento del daño, por lo que a efectos prácticos se puede considerar que este plazo es de treinta años ya que si el daño se conoce justo antes de que venzan los quince años automáticamente se prorrogará por otros quince años.Con esto podemos ver porqué no se tiran los documentos tan fácilmente y se siguen guardando.
    En nuestra empresa tratamos la digitalización de manera profesional y con los medios que disponemos de alta velocidad e indexación automática los precios de externalización son muy por debajo de los que cualquier empresa los pudiera acometer con sus propios recursos.

    Un saludo.
    http://www.dokinnova.com

  16. Gracias por compartir esta información con nosotros.
    Desde mi punto de vista la digitalización debe llegar más allá que el puro escaneo (como bien indicáis).
    Creo que será un paso necesario si queremos hablar de hospitales “sin papeles”… pero pienso que aún nos queda para llegar a ello.

    Saludos.

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